Por: Carlos A. FERREYROS SOTO
Doctor en Derecho
Universidad de Montpellier I Francia.
cferreyros@ferreyros-ferreyros.com
RESUMEN
La CNIL establece reglas para el tratamiento
de datos personales durante la evaluación
anual sobre las habilidades laborales de los empleados. Aunque no es
obligatoria, su aplicación por el empleador puede realizarse si respeta las
normas laborales y de protección de datos personales e informa previamente sus
métodos y criterios.
La información
recogida debe estar directamente vinculada con el puesto de trabajo y
limitarse a lo necesario para apreciar las capacidades profesionales, los
objetivos asignados y los resultados obtenidos.
Los criterios
de evaluación deben ser claros, objetivos y no discriminatorios; asimismo,
deben ser comunicados al trabajador antes de su aplicación. Las observaciones
incorporadas en los formularios deben ser prudentes, respetuosas y
sustentables, evitando apreciaciones subjetivas, ofensivas o ajenas al
desempeño profesional.
El trabajador debe recibir información clara sobre el uso de sus
datos, los destinatarios, el periodo de conservación y los medios para ejercer
sus derechos. El
acceso a los resultados corresponde al propio trabajador y, estrictamente, a
los responsables jerárquicos y al personal de recursos humanos que lo requieran
para el ejercicio de sus funciones.
Cuando la evaluación se apoye en decisiones totalmente automatizadas,
deberá asegurarse una explicación adecuada, la posibilidad de intervención
humana y el derecho del trabajador a cuestionar la decisión.
En
conclusión, la evaluación anual es una herramienta legítima de
gestión, siempre que no se convierta en un mecanismo de control
desproporcionado o invasivo. El
empleador debe documentar el tratamiento, garantizar la confidencialidad de la
información y demostrar que el proceso respeta los principios de transparencia,
necesidad y proporcionalidad establecidos por el RGPD.
Este
sétimo documento de la serie CNIL: Datos
Laborales y Protección de Datos Personales sobre “Evaluación de empleados: derecho y obligaciones”, fue traducido al castellano por el suscrito
y reenvía, en sus caracteres de color azul, a enlaces periféricos de diferentes contenidos con mayor detalle.
A fin de acceder a normas
similares y estándares europeos, las empresas, organizaciones públicas y
privadas interesadas en asesorías, consultorías, capacitaciones, estudios,
evaluaciones, auditorías sobre el tema, sírvanse comunicar al correo
electrónico:cferreyros@ferreyros-ferreyros.com
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Evaluación anual de los empleados: derechos y obligaciones de los empleadores
Evaluación anual de los empleados: derechos y obligaciones de los empleadores
25 de enero de 2016
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Durante las evaluaciones anuales de desempeño, los empleadores recopilan información sobre sus empleados. ¿Qué información tienen el derecho de conservar? ¿Cómo pueden utilizarla? La CNIL (Autoridad Nacional de Informática y Libertades de Francia) aclara los derechos y obligaciones de los empleadores en este ámbito.
La evaluación del desempeño de un empleado dentro de una empresa es un proceso diseñado para valorar sus habilidades profesionales. Ella puede adoptar, por ejemplo, la forma de una entrevista anual o un sistema de calificación de empleados.
La ley no obliga a los empleadores a evaluar a sus empleados. Sin embargo, tienen todo el derecho a hacerlo, por ejemplo, sobre el logro de los objetivos establecidos.
Un empleado no puede negarse a ser evaluado por su empleador si ha sido informado previamente sobre los métodos y técnicas de evaluación profesional que se utilizan en la empresa. Estos métodos y técnicas deben ser objetivos y transparentes (sin criterios de evaluación discriminatorios ni criterios que puedan generar estrés).
Los resultados obtenidos son confidenciales: solo el empleado en cuestión puede tener acceso a ellos.
En esa ocasión, se podrán recopilar datos personales como parte de la evaluación del empleado.
Nota : la evaluación de desempeño no debe confundirse con la entrevista profesional.
¿Qué información puede ser colectada durante una entrevista de evaluación?
Las informaciones solicitadas a un empleado solo puede utilizarse para apreciar sus habilidades profesionales. Por lo tanto, los evaluadores deben abstenerse de colectar información que no esté directa y necesariamente relacionada con el trabajo del empleado.
En el contexto de las evaluaciones del desempeño de los empleados, las directrices de gestión de recursos humanos de la CNIL indican que se pueden colectarse los siguientes datos:
- la fecha de las entrevistas de evaluación;
- la identidad del evaluador;
- las habilidades profesionales del empleado;
- los objetivos asignados;
- los resultados obtenidos;
- la evaluación de las competencias profesionales basada en criterios objetivos y que guarde relación directa e indispensable con el puesto de trabajo desempeñado;
- las observaciones y deseos expresados por el empleado;
- Previsiones de progresión profesional.
¿Es posible utilizar secciones de comentarios en las evaluaciones de los empleados?
Sí, pero deben usarse con precaución.
De acuerdo con el principio de los datos solo podrán incluir información que sea adecuada, pertinente y no excesiva en relación con la finalidad del tratamiento, a saber, la evaluación y el seguimiento de la trayectoria profesional del empleado.
Por lo tanto, la información contenida en el documento debe ser objetiva, y el empleador debe asegurarse de que no se incluyan comentarios excesivamente subjetivos, exagerados o incluso insultantes. Para garantizar ello, se pueden implementar menús desplegables, un sistema de filtrado por palabras clave o revisiones periódicas del contenido.
Es fundamental tener siempre presente que las personas afectadas tienen derecho a acceder a la información que les concierne, al igual que la CNIL (Autoridad Nacional de Informática y Libertades de Francia), especialmente en caso de auditoría. Por lo tanto, es crucial sensibilizar a quienes contribuyen en estos ámbitos, lo que permite la autovigilancia y garantiza que cada persona solo escriba aquello que pueda presentar y respaldar.
Más información: Áreas de notas y comentarios: los reflejos adecuados para evitar desviarse del camino .
¿Deben informarse los empleados sobre el procesamiento de los datos de su evaluación de desempeño?
Sí .
El RGPD exige que el informe a las personas interesadas antes de la colecta de sus datos sobre el tratamiento que va a realizarse, de forma más completa y comprensible.
Por lo tanto, el empleador debe, en particular, informar a los empleados sobre la finalidad del tratamiento y los datos de contacto del responsable del mismo. Las coordenadas de elcuando proceda, los destinatarios de los datos, los periodos de conservación, la existencia y condiciones para el ejercicio de sus derechos, etc.
Además, los empleados deben ser informados expresamente sobre los métodos y técnicas de evaluación profesional antes de su implementación .
¿Quién puede acceder a los datos de la evaluación?
Únicamente las personas autorizadas en virtud de sus misiones o funciones podrán acceder a los datos de evaluación, y esto dentro de los límites estrictos de sus respectivas responsabilidades y del cumplimiento de sus misiones y funciones.
Los superiores jerárquicos pueden acceder a los datos de evaluación del desempeño de los empleados a su cargo, y el personal autorizado responsable de la gestión de recursos humanos. En todos los casos, este último debe estar sujeto a un acuerdo de confidencialidad.
¿Pueden los empleados acceder a todos los datos de evaluación?
Sí, aunque a veces se considera erróneamente que los datos de evaluación son información que no se puede compartir con los empleados.
El RGPD reconoce el derecho de toda persona a acceder a sus datos personales. Por lo tanto, todo empleado, actual o anterior, tiene derecho a acceder a los datos que figuran en su expediente profesional .
El empleado también puede solicitar acceso a los datos en los que el empleador basó una decisión que le concierne. Esto puede incluir, por ejemplo, las evaluaciones anuales de desempeño, a veces denominadas "rankings", o el potencial de carrera, si se utilizaron para justificar un ascenso, un aumento de sueldo, un cambio de puesto, etc. Sin embargo, esta solicitud no debe vulnerar los derechos de terceros; por lo tanto, solo se podrá divulgar información relativa al solicitante.
¿Durante cuánto tiempo se pueden conservar los datos de evaluación?
En principio, los datos de evaluación no deben conservarse más allá del período de empleo de la persona en cuestión.
Sin embargo, es posible archivar esta información en una base de datos intermedia, especialmente cuando sea necesario protegerse contra posibles acciones legales por parte de un ex-empleado, mientras prescribe el plazo legal. En este caso, debe almacenarse en un soporte lógico o físico independiente, al que puedan acceder de forma puntual y justificada las personas específicamente autorizadas (por ejemplo, el departamento jurídico en el ejercicio de sus funciones).
Más información:
¿Cuáles son los formalidades que debe cumplir el empleador?
Los empleadores no están obligados a realizar ningún trámite ante la CNIL (Autoridad Nacional de Informática y Libertades de Francia) antes de implementar los procesos de evaluación del desempeño de los empleados. Sin embargo, deben garantizar y demostrar el cumplimiento de estos procesos con el RGPD documentando todos los pasos realizados.
Para lograrlo, los empleadores deben implementar las siguientes medidas:
- El Comité Socio Económico (CSE) debe ser informado y consultado sobre los medios y técnicas utilizados para evaluar a los empleados, antes de su implementación;
- Si el empleador ha designado un Oficial de Protección de Datos (OPD), este deberá participar en la implementación del tratamiento de datos personales relacionados con la evaluación de los empleados;
- Los diferentes tratamientos de datos personales relacionados con la evaluación de los empleados deben registrarse en el registro de actividades de tratamiento que mantiene el empleador;
- En caso de que el proceso de toma de decisiones sea totalmente automatizado dentro del marco de evaluación, el empleado debe tener acceso a información útil sobre la lógica subyacente del sistema, así como sobre la importancia y las consecuencias previstas de la decisión. Cualquier empleado que haya sido objeto de una decisión totalmente automatizada también puede solicitar la intervención humana, en particular para obtener una revisión de su situación, expresar su punto de vista, obtener una explicación de la decisión tomada o impugnarla.
- En ciertos casos, debe realizarse una evaluación de impacto para identificar y minimizar los riesgos para los derechos e intereses de los candidatos, especialmente si el empleador utiliza métodos de evaluación innovadores. Asimismo, debe consultarse a la CNIL (Autoridad Nacional de Informática y Libertades de Francia) si persisten riesgos residuales significativos para los derechos y libertades de las personas afectadas.
Textos de referencia
- Artículo 5 del RGPD (principios relativos al tratamiento de datos personales)
- Artículo 12 del RGPD (transparencia de la información y modalidades para el ejercicio de los derechos de las personas)
- Artículo 13 del RGPD (información sobre personas físicas)
- Artículo 15 del RGPD (derecho de acceso)
- Artículo L.1222-2 del Código Laboral francés (objetivo de la solicitud de información al empleado)
- Artículo L.1222-3 del Código del Trabajo (información del empleado)
